La clé ultime pour éviter les frustrations et faire avancer les choses quand on travaille avec un assistant virtuel est la communication. Nous savons tous que la communication efficace est nécessaire au travail, école, maison ou tout environnement dans lequel les gens interagissent avec l’autre. Les gens communiquent dans beaucoup de manières, et à cause de la technologie moderne, nous avons plus d’outils à utiliser pour la communication. Ces jours-ci des outils de communication largement utilisé populaires sont des courriels, des messages texte sur son téléphone, et le chat vocal. Comme les gens à acquérir plus de façons de communiquer n’importe quand et n’importe où, parfois, les fondamentaux de manière efficace d’exprimer votre message est compromise.
En tant que propriétaire d’entreprise, de direction ou une maman occupée, l’embauche de votre propre assistant pour aider à décharger le travail est devenu populaire au fil des ans. En raison des défis de la vie d’aujourd’hui, l’augmentation des coûts des entreprises, la concurrence serrée et multi-tâches, de nombreuses entreprises ainsi que les individus externaliser certaines tâches pour maintenir leur entreprise à long – terme, la croissance et la productivité.
L’externalisation des moyens d’avoir quelqu’un faire un travail pour vous à l’extérieur du pays. Cela signifie, pour vous aider à maximiser votre temps, d’argent et d’investissement et de réduire les coûts opérationnels et de recrutement, nous avons laissé les autres effectuer des tâches banales à distance.
Si vous voulez que cette mise en place pour faire des merveilles pour vous et votre entreprise, vous devez comprendre que d’avoir une communication constante avec votre partenaire d’externalisation de transmettre efficacement ce qui doit être fait doit être une priorité absolue.
Dans quelle mesure vous communiquer avec votre adjoint, détermine à quelle vitesse vous vous attendez de votre livrables et de la réponse.
Pour commencer, vous et votre assistante doit parler et comprendre le même langage. Facile qu’il y paraît, mais c’est la condition ultime d’établir une communication efficace. L’anglais est le moyen privilégié de communication. Vous devez vous assurer avant de vous inscrire à votre assistant virtuel pour un emploi, il / elle démontre efficaces anglophones et d’écriture. Il ya plusieurs façons peut pour vérifier cela. Vous pouvez trouver gratuitement des tests d’anglais en ligne, ou vous pouvez également demander à votre adjoint de soumettre un échantillon d’écriture ou peut-être fixer une entrevue, et passer quelques minutes à parler de l’information générale.
Une fois que vous avez défini pour ce motif, en établissant que vous êtes sur la même page tout au long du processus de communication est le prochain défi. Comment vous exprimer efficacement votre pensée, un message ou des informations qui peuvent être mieux compris peut être difficile au début. Pour cette raison, la communication doit être constant et il est un must pour épuiser tous les moyens pour s’assurer que votre assistant virtuel comprend ce que les tâches qui doit être fait, les raisons pour lesquelles ils ont besoin pour y arriver à temps et la manière de faire faire.
Dans la livraison de votre pensée, message d’information ou d’instruction, de considérer les attributs suivants: l’exactitude, la concision, la clarté, l’exhaustivité, concret, de considération et de courtoisie.
Pour utiliser efficacement courriels outil de communication entre vous et votre assistant, assurez-vous par courriel au début de la semaine de travail des tâches qui doit être d’accomplir et de leur date prévue de livraison à temps. Choisissez des mots précis, à court et familier. Évitez les répétitions inutiles et d’expression verbeux. Il est judicieux d’exiger mises à jour sur chaque tâche et assistants virtuels nécessitent de répondre à chaque courriel que vous envoyez à garder la trace de l’état d’avancement de la tâche. Ce sont des instructions de base, simple et clair qui devrait être fixé au début de votre relation de travail avec votre assistante virtuelle.
En plus d’être clair, complet et concis avec votre message, tel que cité ci-dessus, vous devez également être attentif. Etre attentif, c’est être sensible et la compréhension. C’est la partie où contact humain entre en jeu. Les messages doivent transmettre la vérité; souligner les aspects positifs et agréables des faits.
Être courtois peut également contribuer à une communication efficace. Même si vous êtes en charge de la communication, être véritablement tactique, réfléchie et reconnaissants du travail accompli.
Leah Gundran – Raymundo
Heure 25 à New York, Inc